A pandemia causou uma enorme disrupção nos esquemas de trabalho das empresas de serviços financeiros, com muitos profissionais se comunicando remotamente com os colegas em vez de pessoalmente. Embora isso tenha acelerado uma necessária mudança de paradigma na forma como conduzimos os negócios, é preciso estar atento ao possível aumento no risco de compliance provocado pelo home office.
- A Covid-19 tem revolucionado as práticas de trabalho das instituições financeiras. As comunicações eletrônicas entre colegas de equipe –todos hoje atuando a partir de suas casas— transformaram-se rapidamente no ‘novo normal’.
- O setor de serviços financeiros mostrou grande resiliência operacional. As pessoas que trabalham em casa têm sido capazes de continuar com seus fluxos de trabalho diários de maneira ininterrupta.
- Entretanto, a mudança para ‘escritórios virtuais’ têm exposto as empresas a uma nova gama de riscos de compliance, em áreas como as de compartilhamento de informações confidenciais e de proteção à propriedade intelectual.
A disrupção no mercado causada pelo novo coronavírus acelerou a adoção de alguns comportamentos que já eram tendência em nossas sociedades, transformando a maneira como interagimos, socializamos, aprendemos e trabalhamos.
Crises costumam nos impor desafios e nos forçam a repensar, redefinir estratégias e procurar melhores soluções. Como em outros períodos de conflitos e choques globais, o cenário atual está nos ajudando a redefinir e impulsionar a inovação, porém, é indiscutível que também contribui para polarizar a riqueza e criar maior desigualdade social.
Embora este momento seja importante para encaminhar nossas vidas para a seqüência correta de prioridades, não há dúvidas de que ele tenha alterado por completo a maneira como trabalhamos.
Novos costumes
Alguns setores foram severamente atingidos pela crise. Outros, no entanto, avistaram novas oportunidades ou tiveram de se adaptar rapidamente. Para as indústrias tentando se acomodar a esse novo cenário, o acesso à internet, hardware e ferramentas de colaboração tem sido crucial para permitir que as atividades diárias prossigam.
Para os que atuam nos mercados financeiros, a situação tem sido menos dramática. Isso porque quase todos podem contar com o pacote de internet doméstico, VPNs, sistemas de autenticação e uma ampla gama de ferramentas de colaboração para alimentar seus fluxos de trabalho diários.
Acessibilidade e segurança foram as primeiras providências para garantir a continuidade das operações. Inclusive, alguns diriam que foi uma grande oportunidade para testar os planos e protocolos de emergência, como os PCNs, além das infraestruturas de tecnologia que não haviam sido projetadas, em um primeiro momento, para lidar com uma realidade digna de filme de Hollywood.
A resiliência operacional foi crucial.
Antes da pandemia, já era possível detectar um crescimento na quantidade, tamanho e variedade de mídias sociais e ferramentas de colaboração que permeiam nossa vida profissional e privada –com sobreposições indesejadas entre as duas, diga-se.
No início deste ano, ninguém teria previsto esse aumento no uso de ferramentas colaborativas. Mas a súbita mudança revelou o quão interconectados e dependentes das relações sociais estamos, e escancarou como a nossa relação com a internet pode facilitar (ou prejudicar) nossas atividades privadas e profissionais.
Como mostra o gráfico abaixo, os índices de mensagens em tempo real da Refinitiv, que normalmente registravam 80 bilhões de mensagens diárias na rede principal, dobraram de volume, atingindo um pico de 176 bilhões de mensagens em 28 de fevereiro.
As negociações financeiras mudaram-se para casa, impulsionando o hardware da empresa (na maioria dos casos), conectividade segura e ferramentas de colaboração.
As equipes da Microsoft, por exemplo, presenciaram um grande aumento no número de usuários e na atividade, assim como várias outras plataformas de colaboração, incluindo algumas novas. Os happy hours com os colegas da firma também se tornaram virtuais, com cada um conectado de sua casa.
A maioria dos participantes do mercado financeiro não relatou grandes transtornos, e a transição foi suave –às vezes até mais rápida do que o previsto. A continuidade dos negócios foi alcançada, e não houve falhas na indústria devido a problemas operacionais e de infraestrutura.
Para evitar sobrecarregar as operações, as agências reguladoras ajudaram, simplificando partes de seus regulamentos, e diminuíram a necessidade de o setor adotar regras de entrada.
Para falar a verdade, algumas empresas até observaram aumento da produtividade em sua força de trabalho devido à economia de tempo com deslocamentos e a maiores períodos de interconectividade. Já os profissionais demonstraram bastante determinação em circunstâncias adversas, como as que tinham de lidar simultaneamente com responsabilidades familiares.
Bem, tudo parece sob controle, mas, afinal, quais desafios esse “novo normal” está escondendo ou apresentando?
O que mudou nos e-comms?
Nos últimos cinco anos, o crescimento das comunicações eletrônicas foi impulsionado pela evolução das ferramentas de colaboração e pela melhor conectividade, enquanto a velocidade em que somos capazes de interagir mais do que dobrou.
É a mesma coisa quando se trata de volumes. Anexos, fotos e arquivos ficaram maiores e mais fáceis de compartilhar e armazenar. E o número de dados que precisa ser armazenado para fins de compliance disparou.
Ao mesmo tempo, a quantidade e variedade de ferramentas de colaboração foram aprimoradas e expandidas para incluir não só ofertas corporativas –Microsoft Teams ou Skype—, mas também mídia social, como LinkedIn, WhatsApp, Telegram e WeChat.
Agora há muito mais opções, embora nem todas as ferramentas sejam aprovadas pela maioria das empresas. E, quando as interações com os clientes começam a ficar offline em um bate-papo ou em um canal público de mídia social, quão vulneráveis estamos? Por exemplo, em janeiro, o JP Morgan tomou medidas contra um operador por usar o WhatsApp no trabalho.
Que impacto a rotina de trabalho em casa tem sobre nossa conduta e, consequentemente, o risco de compliance?
Mudar o local de trabalho para o chamado “escritório virtual” pode nos expor a um maior risco de compliance quando se trata de compartilhamento de informações confidenciais e proteção à propriedade intelectual, além de exposição a um conjunto mais amplo de riscos cibernéticos e possíveis cenários de má conduta.
Para as equipes de negociação, os dispositivos móveis e a potencial falta de controle nas mídias sociais e nas ferramentas de colaboração significam que as equipes de compliance precisam estar mais vigilantes.
Embora tenhamos uma visão positiva do nosso futuro, algumas empresas estão adotando um período mais longo de trabalho em casa –algumas até adotando-o permanentemente—, colocando vários desafios para que os times de compliance e de auditoria possam acompanhar todos os canais de comunicação.
Para os traders que operam de casa, os dispositivos móveis e a potencial falta de controle nas mídias sociais e nas ferramentas de colaboração significam que a área de compliance e de auditoria precisa estar mais atenta, pois será necessário enfrentar um conjunto substancial de novos riscos.
O arquivamento por si só não será suficiente, mas será um requisito essencial para extrair valor dos dados, a fim de analisar padrões, reconhecer comportamentos e aderir a políticas que evitem condutas indevidas por parte dos funcionários.
Em última análise, tudo remonta a indivíduos, ética e conduta.
Riscos de conduta e compliance
Diante desse panorama, são necessárias orientações e atualizações mais rigorosas durante as sessões de e-learning da empresa para lidarmos melhor com essas novas nuances de risco de compliance. Na realidade, uma revisão do atual projeto se faz necessária nas seguintes áreas:
- Políticas internas
- Caminhos de aprendizagem
- Estruturas de governança e gestão de crises
- Planos de continuidade de negócios (PCNs)
- Códigos de ética da empresa
- Ferramentas de arquivamento e monitoramento de comunicações eletrônicas
- Aderência às leis locais e códigos de conduta do setor
As comunicações eletrônicas e os dados não estruturados (que vêm crescendo em velocidade, volume, variedade, vulnerabilidade e valor) requerem atualmente cuidados especiais. Afinal, em um ambiente econômico já frágil, danos à reputação podem comprometer o futuro de qualquer organização.
Vigilância e criação de valor
Quando se trata de conversas e comunicações eletrônicas relacionadas a transações financeiras, não estamos falando apenas de telefonemas e mensagens de email. A Manutenção de Registros (Record Keeping) estabelecida pela MiFID II define claramente o que é necessário: armazenamento seguro, habilitação da funcionalidade de pesquisa adequada e garantia da integridade. Nos atuais ambientes de trabalho (em casa), isso é particularmente relevante.
Mas, além de arquivamento e pesquisa, grande parte do novo paradigma da vigilância de e-comms baseia-se na capacidade de extrair valor dos conjuntos de dados.
O objetivo é reconhecer padrões, evitar casos de má conduta e aprender e adaptar políticas. Uma abordagem proativa de vigilância e monitoramento deve levar em consideração a comparação, a filtragem e a exclusão, quando solicitado, além de alavancar análises para reconhecer e moldar comportamentos. E, é preciso lembrar mais uma vez: quando se trata de mercados eficientes e seguros, tudo se resume à transparência.
Refinitiv Compliance Archive
O Compliance Archive da Refinitiv, desenvolvido pela Global Relay, é um arquivo de compliance unificado. Baseado em nuvem, agrega mensagens não estruturadas e dados comerciais de mais de 50 fontes. Ele foi projetado para ajudar as equipes de compliance e de auditoria a reconstruir, supervisionar e analisar atividades com extrema eficiência.
Seu conjunto de recursos de vigilância e de reconstrução de negociações garante que as empresas mantenham completa visibilidade de suas atividades comerciais e de comunicação, cumprindo totalmente com as exigências regulatórias.
